Guide général de manipulation
Interface utilisateur K-BUSINESS

1. Objectif du support

Ce document explique comment utiliser l’interface de gestion K-BUSINESS au quotidien. Il ne remplace pas la responsabilité de chaque service, mais il donne une méthode simple pour enregistrer les informations, suivre les opérations, valider les documents et éviter les erreurs.

2. Connexion et sécurité du compte

Changer son mot de passe

1. Cliquer sur le lien Mon mot de passe depuis le tableau de bord.
2. Saisir l?ancien mot de passe.
3. Saisir le nouveau mot de passe puis confirmer.
4. Valider et conserver le nouveau mot de passe dans un endroit s?r.

3. Comprendre le tableau de bord

Le tableau de bord affiche les modules auxquels l’utilisateur a accès. Il peut donc être diff?rent selon le service : devis, facturation, caisse, stock, ressources humaines ou administration générale.

4. Rôles et droits dûaccès

5. Demandes clients et devis

Consulter les demandes

1. Ouvrir le module des demandes ou devis.
2. Utiliser la barre de recherche pour filtrer par nom, téléphone, service, statut ou date.
3. Cliquer sur le détail d’une demande pour voir toutes les informations.

Traiter une demande

1. V?rifier les informations du client.
2. Changer le statut selon l?avancement : nouveau, en traitement, validé ou archivé.
3. Utiliser le bouton WhatsApp pour répondre rapidement au client avec un message prérempli.
4. Créer un devis officiel si la demande est compl?te.

Exporter les demandes

Utiliser le bouton dûexport CSV pour obtenir un fichier ouvrable dans Excel. Cet export sert au suivi commercial, aux relances et aux rapports internes.

6. Documents commerciaux

Le module documents permet de créer les devis, factures, proformas, bons de commande et bons de livraison.

Créer un document

1. Ouvrir Documents commerciaux.
2. Choisir le type de document : devis, facture, proforma, bon de commande ou bon de livraison.
3. Renseigner la référence, le client, la date et les informations nécessaires.
4. Ajouter autant de lignes que n?cessaire avec description, quantit?, prix, taxe et image de référence si besoin.
5. Enregistrer le document.

Modifier ou supprimer

• Un document non validé peut être modifié ou supprimé par l’utilisateur autorisé.
• Un document validé est verrouill? pour éviter les changements non contr?l?s.
• L’administrateur général peut corriger un document validé si n?cessaire.

Valider, imprimer ou convertir

• Cliquer sur Valider lorsque le document est contr?l?.
• Utiliser l?impression navigateur pour produire une version papier ou PDF.
• Un devis peut être converti en facture lorsque le client confirme.
• Les factures peuvent recevoir des paiements partiels ou totaux.

7. Gestion de caisse

Ajouter une entr?e ou une sortie

1. Ouvrir le module Caisse.
2. Choisir le type dûopération : entr?e ou sortie.
3. Renseigner la date, le libell?, la référence, le montant et l?observation.
4. Enregistrer l?opération.

Lire le tableau mensuel

• Le tableau affiche les entrées et sorties du mois.
• Le solde final est calcul? à partir du solde initial, des encaissements et des dûcaissements.
• Les données peuvent être consult?es pour pr?parer les rapports.

Cl?ture journalière

1. Renseigner le solde physique r?ellement disponible.
2. Comparer avec le solde théorique calcul?.
3. Enregistrer l?écart si une diff?rence existe.

8. Comptabilité

Plan comptable

Le plan comptable contient les comptes utilis?s pour classer les opérations financi?res. Il doit rester cohérent afin de faciliter les rapports.

Enregistrer une ?criture

1. Ouvrir le module comptabilité.
2. Choisir les comptes dûbit et crédit.
3. Saisir la date, le libell?, la référence et le montant.
4. Enregistrer puis contrôler l??quilibre de l??criture.

Consulter les ?tats

• Journal : liste chronologique des écritures.
• Grand livre : détail par compte.
• Balance : synth?se des dûbits, crédits et soldes.

9. Stock magasin et inventaire

Créer un article

1. Ouvrir le module stock.
2. Saisir la référence, le nom, la famille, l?unité, le prix, le stock initial, le stock minimum et l’emplacement.
3. Enregistrer l?article.

Gérer les mouvements

• Entr?e : augmentation du stock après achat ou r?ception.
• Sortie : diminution du stock après livraison, utilisation ou vente.
• Ajustement : correction après inventaire ou erreur constat?e.

Inventaire

1. Créer une session dûinventaire.
2. Saisir les quantités physiques compt?es.
3. Comparer avec le stock système.
4. Valider l?inventaire pour ajuster les quantités.

10. Boutique

Produits et catégories

• Créer les catégories de produits.
• Ajouter les produits avec image, prix d’achat, prix de vente, quantit? et seuil dûalerte.
• Contrôler les stocks disponibles avant toute vente.

Commandes

1. Créer une commande client.
2. Ajouter les produits commandûs.
3. Changer le statut selon l?avancement.
4. Générer une facture si la commande est confirmée.

Le module boutique aide aussi ? suivre la marge estimative entre prix d’achat et prix de vente.

11. Ressources humaines

Fiche employ?

1. Ouvrir le module RH.
2. Créer une fiche avec nom, prénom, téléphone, email, poste, service, salaire et statut.
3. Ajouter les documents nécessaires : contrat, pièce, diplôme ou certificat.

Pr?sences, congés et avances

• Enregistrer les présences, absences ou retards.
• Créer les demandes de congé et suivre leur validation.
• Enregistrer les avances sur salaire avec date, montant et observation.

Paie et historique

• Préparer la paie mensuelle.
• Générer un bulletin imprimable.
• Conserver les incidents et changements de carri?re.

12. Administration générale

Créer un utilisateur

1. Ouvrir le module utilisateurs.
2. Renseigner nom, prénom, téléphone, email, identifiant, rôle et mot de passe initial.
3. S?lectionner les modules autorisés.
4. Enregistrer le compte et demander ? l’utilisateur de changer son mot de passe.

Bloquer, débloquer ou supprimer un compte

• Bloquer un compte en cas de dûpart, suspension ou doute de sécurité.
• D?bloquer un compte lorsque l’accès doit être r?tabli.
• Supprimer logiquement un compte sans effacer les anciennes traces.
• R?attribuer un compte en modifiant les informations personnelles et le mot de passe.

Paramètres société

L’administrateur général peut modifier les informations officielles de KBCSAL utilis?es dans les documents : siège, RCCM, NIF, TVA, compte bancaire, Swift, RIB, contacts et emails.

Audit et rapports

• Consulter les actions effectu?es par chaque utilisateur.
• Filtrer par module, utilisateur ou période.
• Exporter les rapports nécessaires au suivi de direction.

13. Messagerie interne

La messagerie interne permet aux utilisateurs d’échanger des informations dans le système. Les messages sont conservés pour la traçabilité et ne peuvent pas être supprimés depuis l’interface.

Envoyer un message

1. Ouvrir le module Messagerie interne depuis le tableau de bord.
2. Choisir un destinataire ou s?lectionner Tous les utilisateurs.
3. Choisir la priorit? : normale, importante ou urgente.
4. Renseigner l?objet et le contenu du message.
5. Cliquer sur Envoyer.

Lire et suivre les messages

• Les messages reçus s’affichent dans la bo?te de r?ception.
• Les messages envoyés restent consultables dans l?onglet correspondant.
• Un message non lu peut être marqu? comme lu.
• L’administrateur général peut consulter l?ensemble de l’historique.

14. Gestion du site public sans coder

Le module Gestion du site public permet ? l’administrateur général de modifier certaines parties du site public sans intervenir dans les fichiers HTML, CSS ou JavaScript.

Mettre le site en mode maintenance

1. Ouvrir le tableau de bord administrateur.
2. Cliquer sur Site ou Maintenance et publications.
3. Cocher Activer la maintenance.
4. Renseigner le titre, le message et le contact ? afficher.
5. Cliquer sur Enregistrer la maintenance.

Lorsque la maintenance est activ?e, le site public affiche un ?cran de maintenance aux visiteurs.

Modifier les couleurs du site

1. Ouvrir Gestion du site public.
2. Choisir les couleurs : principale, secondaire, sombre, fond dûen-t?te et fond du pied de page.
3. Cliquer sur Enregistrer la maintenance, car les couleurs sont enregistrées dans le même bloc de paramètres.
4. Ouvrir le site public pour v?rifier le rendu.

Modifier les textes principaux

1. Aller dans la section Modifier les textes principaux.
2. Modifier les textes propos?s : sous-titre d’accueil, texte à propos ou adresse du pied de page.
3. Cliquer sur Enregistrer les textes.

Créer une publication

1. Aller dans Nouvelle publication.
2. Saisir le titre, le contenu, le bouton et le lien si n?cessaire.
3. Choisir une date de dûbut et une date de fin si la publication doit être limitée dans le temps.
4. Cocher Publier maintenant.
5. Cliquer sur Publier.

Créer une section personnalisée

1. Aller dans Nouvelle section personnalisée.
2. Choisir l’emplacement : accueil, À propos, services, granite ou partenaires.
3. Renseigner le titre, sous-titre, texte, image, bouton et lien.
4. D?finir l?ordre dûaffichage.
5. Cliquer sur Créer la section.

Une section personnalisée permet d’ajouter du contenu visible sur le site sans créer manuellement une nouvelle page.

Créer un lien rapide dans le menu

1. Aller dans Nouveau lien rapide.
2. Saisir le libell? du lien.
3. Saisir l?adresse de destination, par exemple quote.html ou contact.html.
4. D?finir l?ordre dûaffichage.
5. Cliquer sur Créer le lien.

Activer ou dûsactiver un contenu

• Les publications peuvent être activ?es ou dûsactiv?es.
• Les sections personnalisées peuvent être activ?es ou dûsactiv?es.
• Les liens rapides peuvent être activ?s ou dûsactiv?s.
• La dûsactivation permet de masquer un Élément sans le supprimer.

15. Sécurité, sauvegarde et v?rification QR

Page sécurité

L’administrateur général dispose d’une page de suivi sécurité permettant de contrôler les connexions, dûconnexions, comptes bloqués, changements de mot de passe et actions sensibles.

Sauvegarde

1. Ouvrir le module Backup.
2. Cliquer sur Tél?charger la sauvegarde SQL.
3. Conserver le fichier dans un emplacement sécurisé.
4. Sauvegarder aussi le dossier kbcsalgestion/uploads, qui contient les fichiers et images.

QR code anti-falsification

Les factures, devis, proformas, bons de commande, bons de livraison et reçus de caisse contiennent un QR code de v?rification. Apr?s impression, le QR code permet de comparer le document papier avec les données officielles enregistrées dans le système.

16. Messages dûerreur et bons r?flexes

17. Routine quotidienne recommandûe

D?but de journ?e

• Se connecter avec son propre compte.
• Consulter les nouvelles demandes, alertes ou t?ches en attente.
• V?rifier les documents ou opérations ? traiter selon son service.

Pendant la journ?e

• Enregistrer les opérations dûs qu?elles sont r?alis?es.
• Utiliser les statuts pour suivre l?avancement.
• Contrôler les références avant validation.
• éviter les comptes partagés.

Fin de journ?e

• V?rifier les opérations saisies.
• Faire la clôture de caisse si le service est concern?.
• Exporter ou imprimer les rapports nécessaires.
• Se dûconnecter avant de quitter le poste.