Utilisation du système KBCSAL

1. Principes d'utilisation

Le système centralise les opérations commerciales, administratives, comptables et techniques de KBCSAL. Chaque utilisateur travaille avec un compte personnel et des accès définis par l'administrateur général.

2. Connexion et sécurité

1. Ouvrir le lien du back-office.
2. Saisir l'identifiant et le mot de passe fournis par l'administrateur.
3. Cliquer sur Connexion.
4. Après la première connexion, modifier son mot de passe dans le profil.
5. Cliquer sur Déconnexion après utilisation, surtout sur un ordinateur partagé.

3. Profil utilisateur

Chaque utilisateur peut gérer les informations visibles sur son espace.

• Modifier son mot de passe autant que nécessaire.
• Ajouter ou changer sa photo de profil.
• Consulter son nom, prénom, téléphone, email et poste.
• Choisir l'apparence claire ou sombre si l'option est disponible.
• Vérifier son statut en ligne ou hors ligne.

4. Tableau de bord

Le tableau de bord présente les modules autorisés pour l'utilisateur connecté.

5. Demandes, devis et réservations

1. Ouvrir le module des demandes ou devis.
2. Rechercher une demande par nom, téléphone, service, date ou statut.
3. Consulter le détail complet de la demande.
4. Changer le statut : nouveau, en traitement, validé ou archivé.
5. Répondre au client avec le bouton WhatsApp si un numéro est disponible.
6. Exporter les demandes en CSV pour suivi commercial.

Les demandes provenant du site public et de la boutique permettent au service commercial de suivre les clients sans perdre les informations.

6. Devis, factures, proformas et bons

Le module documents permet d'élaborer :

• devis ;
• factures ;
• factures proformas ;
• bons de commande ;
• bons de livraison.

Création d'un document

1. Choisir le type de document.
2. Renseigner le client, la référence, la date et les conditions de paiement.
3. Ajouter autant de lignes que nécessaire : désignation, quantité, prix, taxe en pourcentage, image de référence si besoin.
4. Vérifier le total calculé.
5. Enregistrer en brouillon si le document doit encore être modifié.
6. Valider seulement lorsque les informations sont correctes.
7. Imprimer ou télécharger le document avec QR code.

7. Gestion de caisse

La caisse enregistre les entrées et sorties d'argent du mois.

1. Ouvrir le module Caisse.
2. Choisir le type : entrée ou sortie.
3. Renseigner la date, le libellé, le mode de paiement, la référence et le montant.
4. Joindre une pièce justificative si nécessaire.
5. Enregistrer puis valider après contrôle.
6. Utiliser les filtres par période, type, utilisateur ou statut.
7. Imprimer l'état ou exporter pour suivi comptable.

Les écritures validées participent au suivi de la trésorerie et doivent être contrôlées avec rigueur.

8. Gestion de stock et magasin

• Créer les articles et catégories.
• Enregistrer les entrées de stock.
• Enregistrer les sorties ou consommations.
• Suivre le stock disponible.
• Identifier les articles en seuil faible.
• Consulter l'historique des mouvements.

Le stock doit être mis à jour à chaque mouvement physique pour éviter les écarts entre le magasin et le système.

9. Boutique et commandes clients

Le module Boutique alimente la page publique Boutique du site.

1. Créer un produit avec nom, catégorie, prix, unité, description et image.
2. Activer le produit pour l'afficher sur le site public.
3. Modifier ou désactiver un produit à tout moment.
4. Consulter les réservations envoyées par les clients.
5. Contacter le client pour confirmation du prix, du transport et du paiement.

10. Ressources humaines

Le module RH permet de gérer les informations liées aux employés.

• Dossier employé : identité, poste, téléphone, email, date d'entrée.
• Contrats et documents administratifs.
• Présences, absences, congés et sanctions si activés.
• Suivi des postes et responsabilités.
• Archivage des documents RH scannés.

Les données RH sont confidentielles. L'accès doit être limité aux personnes autorisées.

11. Archives administratives

1. Scanner le document administratif.
2. Ouvrir le module Archives.
3. Choisir la catégorie, le service, le type de document et la date.
4. Téléverser le fichier.
5. Ajouter une référence et une description.
6. Utiliser la recherche et les filtres pour retrouver les documents.

Les archives évitent la perte de documents et facilitent les contrôles internes.

12. Gestion de la carrière granite

Ce module suit l'activité de l'usine et de la carrière.

• Production par type de granite.
• Suivi des volumes produits, vendus ou disponibles.
• Engins et équipements utilisés.
• Incidents, maintenance et observations terrain.
• Rapports de production par période.

13. Gestion du site public

L'administrateur général peut modifier le site public sans toucher au code.

14. Messagerie interne

• Envoyer un message à un utilisateur ou à plusieurs destinataires selon les options disponibles.
• Joindre un document ou une image dans la discussion.
• Consulter les messages reçus et envoyés.
• Les messages ne doivent pas être supprimables afin de conserver la preuve des échanges internes.

15. Administration générale

L'administrateur général dispose des droits les plus élevés.

• Créer un compte utilisateur.
• Renseigner nom, prénom, téléphone, email, poste et accès.
• Attribuer ou retirer les modules autorisés.
• Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur.
• Bloquer un compte en cas de départ ou suspicion.
• Modifier les informations d'un compte si un poste est réattribué.
• Contrôler les traces des actions par utilisateur.
• Modifier les informations générales de l'entreprise utilisées sur les documents.

16. Bonnes pratiques

1. Vérifier les informations avant validation.
2. Ne pas utiliser le compte d'un autre employé.
3. Joindre les justificatifs lorsque c'est nécessaire.
4. Utiliser des références uniques et cohérentes.
5. Faire des sauvegardes régulières.
6. Former chaque nouveau collaborateur avant de lui donner des accès sensibles.
7. Signaler immédiatement toute erreur ou anomalie à l'administrateur général.